人员构成比单一人数更具体
在常用乘员数量之外，说明主宾、企业陪同、翻译和工作人员的安排。不同人员是否需要相邻交流、是否频繁上下车，都会影响布局。
同时区分日常任务与偶发任务。大多数时候的使用需求应成为方案基础，特殊活动则另行讨论增派车辆或调整安排，避免一套空间被互相冲突的要求占满。
将行程转化为空间要求
- 短途接送：重点检查上下车、随身物品和车内通道。
- 企业参访：说明是否需要讲解、播放资料，以及资料箱与设备的放置位置。
- 长途出差：核对连续乘坐、途中办公、休息和行李需求。
- 公司与家庭兼用：分别说明两类行程的人数、物品及必须保留的功能。
这些是沟通方案的方向，不意味着相应设备已包含在每一辆展示车辆中。具体功能仍需逐项确认。
把配置分为必须和可选
先写明必须具备的功能，例如会客、办公或特定储物空间。再讨论座椅、地板、照明以及冰箱、饮水等便利设备的款式与搭配。占用空间较大的功能，应在选材之前确定布局位置。
对预算，应明确哪些费用和项目需要纳入同一次报价，并请双方在清单中写明包含与不包含的内容。不要将不同配置范围的报价直接视为同一方案比较。
可直接用于沟通的需求清单
- 采购主体与主要使用场景。
- 常用乘员构成及特殊任务人数。
- 常见路线、乘坐时长和上下车频率。
- 行李、工作设备及其它携带物品。
- 必备功能、可调整项目与预算范围。
- 新车采购或已有车辆改装，以及期望使用时间。
准备上述信息后，可通过微信远程看车或预约到店比较实车。车辆与配置展示安排请提前确认，期望时间不等于已经确认的交付排期。